Использование полей в Word 2010

Очередная статья на наш конкурс пришла от Татьяны Суровцовой, которая расскажет про использование Полей в Word, и научит более широко использовать потенциал этой функции.

Пользователи Word 2010 часто и не подозревают, что они применяют такой инструмент как поле, при создании своих документов. Если данные не вводятся вручную и изменяются автоматически в процессе редактирования, а это относится к номерам страниц, оглавлениям, формулам в таблицах, перекрестным ссылкам и т.д., то при их создании используются именно поля. Попробуем разобраться.

Сначала немного теории. Поля вставляются при выполнении определенных команд, но можно выполнить их вставку и вручную, результат будет одинаков. Например, для вставки номера текущей страницы можно выбрать команду Номера страниц на вкладке Вставка, группы Колонтитулы, будет вставлено поле . Пользователь увидит номер страницы. Или сразу вставить поле в нужное место документа. Использование команд позволяет выполнить действие быстрее, уменьшить количество ошибок. Вставка полей вручную делает работу с ними более гибкой, позволяет использовать условные операторы.

Для вставки поля необходимо нажать CTRL+F9, появятся фигурные скобки , в которые вводится название поля. Или выбрать на вкладке Вставка в группе Текст, команду Экспресс-блоки, затем пункт меню Поле, появится диалоговое окно Поле, см. рисунок 1.

Рисунок 1 — диалоговое окно Поле

Поля имеют следующий синтаксис:

— ИМЯ_ПОЛЯ — имя, которое отображается в списке имен полей в диалоговом окне Поле.

— Свойства — это любые инструкции или переменные, используемые в данном поле, не все поля имеют параметры.

— Необязательные ключи — это любые необязательные параметры, доступные для данного поля. Для некоторых полей не предусмотрено ключей, кроме управляющих форматированием значений поля.

Если поле уже вставлено, то наведя курсор на поле и нажав правую кнопку мыши или тачпада, можно переключаться между кодом и значением поля по команде Коды/значения полей. То же действие будет выполнено и при нажатии на SHIFT+F9. Для внесения изменений выбираем в контекстном меню Изменить поле, появится диалоговое окно Поле. После изменения поле обязательно нужно обновить, выбрав Обновить поле или нажав F9.

Нумеровать страницы латинскими буквами.

Вставить текст выделенный стилем «Заг 1», поиск начать с конца текущей страницы.

Вставить текущую дату в заданном формате.

Сочетания клавиш для работы с полями:

Вставка нового поля.

Переключение между значением поля и его формулой.

Переключение между значениями полей и их формулами во всем документе.

Обновление значения текущего поля. Если выделен весь документ (CTRL+А), то обновятся поля во всем документе.

Запретить обновление поля.

Разрешить обновление поля.

А теперь несколько примеров, когда это может пригодиться.

Нумерация страниц

При вставке номера страницы вставляется поле:

MERGEFORMAT — это способ вставки номера, при котором при изменении значения поля его форматирование сохраняется. Можно этот ключ не указывать. Одновременно можно ввести несколько нумераций страниц, например, сквозную и для каждой главы отдельно. При вставке номера в колонтитулы для разных разделов можно настраивать разные способы нумерации страниц.

Вместе с полем иногда используют поля (вставка номера текущего раздела) и (вставка общего числа страниц в разделе).

Номер страницы + 2

Печатать номера на всех страницах кроме третьей.

Обратите внимание, что при вводе поля, которое включает другие поля, как в последнем примере, надо повторно нажать CTRL+F9, чтобы появились «фигурные скобки».

Нумерация рисунков, таблиц, формул

Для создания числовых последовательностей используется поле . Последовательность увеличивается на единицу каждый раз, когда встречается в тексте документа. У поля SEQ есть ключи, которые можно использовать для изменения значения, выводимого полем.

Последовательностей в документе может быть несколько. Предпочтительней для добавления новых использовать кнопку Создать, окна Название. В этом случае на новые последовательности можно будет ссылаться с использованием перекрестных ссылок.

Последовательность Приложения, нумерация латинскими буквами.

Начать (продолжить) последовательность с числа 4.

Название рисунка в виде Приложение.Рисунок (А.1). Ключ \c вставляет ближайший предыдущий номер последовательности.

Перекрестные ссылки

Перекрестная ссылка — это поле, которое в месте вставки отображает значение, на которое ссылается. Перекрестная ссылка может отобразить ссылку на абзац, заголовок, закладку, рисунок, таблицу, формулу, сноску, перекрестную сноску и т.п. Команда Перекрестная ссылка для работы с перекрестными ссылками находится на вкладке Вставка в группе Ссылки. И продублирована на вкладке Ссылки в группе Названия.

При вызове команды появляется диалоговое окно Перекрестные ссылки, показанное ниже. В нем можно выбрать тип вставляемой ссылки, вид ссылки: название целиком, только текстовая часть названия, слова выше/ниже и т.п. В списке выбирается название объекта. Если ссылку Вставить как гиперссылку, то, нажав клавишу CTRL и щелкнув, можно будет перейти к объекту, на который она ссылается.

Рисунок 2 — Диалоговое окно Перекрестные ссылки

Перекрестных ссылок на один элемент может быть несколько.

Выбор поля для создания перекрестной ссылки зависит от ее типа. Используются поля REF, PAGEREF, NOTEREF, а в качестве номера _Refххх берется внутренний номер объекта в Word, поэтому удобнее с помощью диалогового окна сначала вставить перекрестную ссылку, а затем изменить ее внешний вид, если это необходимо, с использованием дополнительных ключей.

Очень удобно использовать перекрестные ссылки на Закладки. Создаем закладку: вкладка Вставка, группа Ссылки, команда Закладка, а затем используем перекрестную ссылку на эту закладку в тексте документа. В результате вводим один раз, например, название проекта, а затем на него только ссылаемся. В этом случае изменять название в тексте документа придется только один раз!

Вставить перекрестную ссылку на название объекта строчными буквами в виде гиперссылки.

Вставить перекрестную ссылку на сноску в виде слов выше или ниже.

Вставить перекрестную ссылку на объект в виде гиперссылки на номера страницы.

Оглавление

Хотя в Word 2010 существует удобная возможность для автоматического создания оглавления на основании структуры документа, можно вмешаться и в этот процесс, используя поля. Собирать оглавление из полей вида: , которые надо расставить самостоятельно.

Поле оглавления обычно создается автоматически, хотя можно его ввести и вручную. Ниже приведены примеры использования поля.

Вставить одноуровневое оглавление из стандартных стилей. Скрыть номера страниц при просмотре в режиме веб-документа (\z). Оформить элементы оглавления и номера страниц в виде гиперссылок (\h).

Собрать оглавление, используя нестандартные имена стилей структуры документа (\t). В кавычках даны названия стилей и уровни.

Собрать оглавление, используя поля TC (\f), а не уровни структуры документа.

Вставить элемент оглавления.

Приведенные выше примеры использования полей показывают, что с их помощью можно облегчить работу при использовании Word 2010 для создания документов.