Автоматизация процесса согласования коммерческих предложений

Автоматизация бизнес-процессов. Бизнес-процессы объекта

Организации для повышения эффективности описывают и регламентируют свою деятельность. Например, могут быть описаны и регламентированы бизнес-процессы закупки, продажи, доставки товара клиенту, согласование договоров с клиентами и т.п. Каждый такой бизнес- процесс представляет собой описание последовательности этапов работы, выполнение которых приводит к заданному результату. Данное описание называется картой маршрута бизнес- процесса.

Модуль Процессы предназначен для автоматизации бизнес-процессов организации.

Модуль позволяет:

• Настроить произвольное количество карт маршрутов.
• Назначить исполнителя каждого этапа.
• Автоматизировать назначение задания для исполнителей этапов.
• Зафиксировать результат работы по каждому этапу.

Модуль Процессы состоит из следующих компонентов:

• Карты маршрутов бизнес-процессов — описание и настройка этапов бизнес-процессов.
• Бизнес-процессы — запущенные по карте маршрута бизнес-процессы.
• Задачи бизнес-процессов — автоматически создаваемые на каждом этапе бизнес-процесса задания.

В процессе работы пользователей автоматически или вручную запускаются бизнес-процессы по заданным картам маршрутов. Далее на каждом этапе процесса автоматически создается задача для исполнителя. По мере выполнения пользователями своих задач, бизнес-процесс доходит до точки завершения.

Бизнес-процессы объектов

Карты маршрутов бизнес-процессов могут быть 2-х типов:

• Карты независимых процессов.
• Карты бизнес-процессов объектов.

Независимые бизнес-процессы не имеют жесткой связи с объектами базы данных. Бизнес- процессы объектов, напротив, связаны с объектами базы данных (объектами управления). Например, это могут быть процессы согласования руководителем коммерческого предложения или согласование юристом договора с поставщиком.

Рассмотрим признаки, отличающие бизнес-процессы объектов:

• Всегда запускаются автоматически.
• Привязаны к документу или элементу справочника (объекту управления).
• При выполнение задач автоматически изменяется значение одного реквизита объекта управления. Значение данного реквизита недоступно для ручного редактирования пользователями. Например, это может быть реквизит Статус документа Коммерческое предложение.
• При попытке открыть задачу будет открыта форма связанного объекта. Завершение этапа, ввод результатов, просмотр истории выполнения бизнес-процесса и т.п. Производится на форме связанного объекта.

Настройка карты маршрута бизнес-процесса объекта

В настройках карты маршрута бизнес-процесса объекта необходимо выбрать соответствующий тип карты маршрута и вид связанного объекта базы данных.

Для этого:

• Откройте карту маршрута Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес- процессов.
• Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта.
• В поле Вид объекта выберите вид объекта управления.

Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления

Бизнес-процесс объекта стартует автоматически при создании или изменении управляемого объекта. При необходимости можно уточнить условие старта. Например, для бизнес-процесса согласования коммерческого предложения можно задать минимальную сумму предложения (для предложения на меньшую сумму процесс согласования запускаться не будет).

Для этого:

• Перейдите на вкладку Параметры и нажмите гиперссылку Расширенные настройки (для опытных пользователей) .
• Добавьте новое условие старта бизнес-процесса.

Настройка условий автостарта бизнес-процесса объекта

Значение одного реквизита объекта управления будет изменяться автоматически при выполнении задач бизнес-процесса. Выберите название данного реквизита в поле Реквизит объекта.

Выбор реквизита объекта управления

Далее необходимо выполнить настройку связи значений реквизита объекта управления с этапами карты маршрута.

Для этого:

• Нажмите кнопку Настройка этапов.
• Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита объекта управления. Выбранное значение будет установлено при переходе бизнес-процесса на данный этап.

Настройка связи этапов бизнес-процесса и значений реквизита объекта управления

Важно! В конфигурации 1С:CRM, для первого этапа карты маршрута нужно обязательно указать состояние "Не согласовано". В конфигурациях 1С:УТиВСК и модуле 1С:CRM для ERP и КА для первого этапа карты маршрута нужно обязательно указать состояние "Черновик".

Примеры использования бизнес-процессов объекта

В данном разделе описаны примеры использования бизнес-процессов объекта для решения бизнес-задач. Для каждого примера дана пошаговая инструкция по настройке программы.

Согласование коммерческого предложения

Менеджер по продажам готовит коммерческое предложение и передает его для согласования руководителю. Руководитель может вернуть документ на доработку, согласовать или отменить. Согласованное руководителем предложение блокируется для редактирования!

Менеджер передает клиенту согласованное руководителем предложение. В случае корректировки предложения по требованию клиента, необходимо выполнить его повторное согласование у руководителя.

Ниже описан сценарий работы пользователей в программе:

• Менеджер создает новый документ Коммерческое предложение и нажимает кнопку Записать.
• На форме документа активируется панель кнопок управления процессом согласования. Менеджер переводит процесс на этап Согласование с руководителем, нажав команду Начать согласование.

Передача предложения руководителю для согласования

Согласование коммерческого предложения руководителем

Доработка коммерческого предложения

Если клиент согласен с условиями коммерческого предложения, тогда менеджер выбирает команду Согласовано для завершения процесса согласования.

С помощью модуля Процессы будет автоматизировано взаимодействие менеджера с руководителем в рамках описанного бизнес-процесса. Механизмом Триггеры будет организован запрет на редактирование согласованного документа Коммерческое предложение.

Для автоматизации процесса будет использоваться стандартная карта маршрута Согласование коммерческого предложения.

Согласование коммерческого предложения

Выполните настройку карты, для этого:

• Откройте карту маршрута бизнес-процесса Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес-процессов — Согласование коммерческого предложения.
• Перейдите на вкладку Параметры и установите переключатель в значение Процесс объекта.
• В поле Вид объекта выберите вид объекта управления Коммерческое предложение клиенту.

Выбор типа карты маршрута и установка вида объекта управления

Определим реквизит документа Коммерческое предложение, значение которого будет автоматически изменяться при прохождении бизнес-процесса. В данном случае подходит реквизит Состояние. Укажем его в качестве реквизита, которым будет управлять бизнес-процесс.

Для этого:

• Откройте карту маршрута Процессы — Справочники и настройки — Карты маршрутов бизнес- процессов — Согласование коммерческого предложения.
• В поле Реквизит объекта выберите реквизит Статус.

Выбор реквизита объекта управления

Далее необходимо связать значения реквизита с этапами карты маршрута.

Для этого:

• Нажмите кнопку Настройка этапов.
• Укажите для каждого этапа карты маршрута значение реквизита Статус, как показано на скриншоте. Выбранные значения реквизита будут установлены автоматически при переходе на текущий этап бизнес-процесса.

Настройка связи этапов с значениями реквизита Статус

Укажите исполнителя для каждого этапа, как показано на скриншоте ниже. При необходимости в поле Описание уточните описание задачи для исполнителя.

Настройка исполнителей этапов бизнес-процесса

Динамическая адресация задач учитывает сценарий работы, когда в карте маршрута при настройке невозможно указать заранее кому адресовать задачу. При динамической адресации исполнители задачи определяются в момент создания задачи.

Рассмотрим на примере настройки карты маршрута «Согласование коммерческого предложения». Если у вас большая компания и есть разные условия согласования коммерческого предложения, например, задачу необходимо направить в зависимости от товарных позиций или своему непосредственному руководителю, или нескольким согласующим, то для таких случаев реализован механизм динамической адресации. При настройке и внедрении данной карты маршрута возможно учесть логику, по каким принципам искать согласующего и указать список. Для определения исполнителей нужно прописать обработчик события «При создании задач» в настройках точки карты маршрута. В обработчике доступна переменная «ФормируемыеЗадачи» — массив создаваемых объектов задач. Для каждой задачи нужно установить дополнительное свойство «ИсполнителиДинамическойАдресации» — массив исполнителей (СправочникСсылка.Пользователи). Пример такой настройки приведен на рисунке:

В описанном сценарии работы требуется ограничить возможность редактирование согласованного коммерческого предложения. Менеджер может вносить правки в коммерческое предложение, но только после того, как вернет бизнес-процесс на этап подготовки. Данная задача решается с помощью механизма триггеров.

Для начала создайте 2 новых условия срабатывания триггера.

Для этого:

• Откройте список условий срабатывания триггеров Настройки — НСИ — Условия срабатывания триггеров.
• Нажмите кнопку Создать.
• В поле Тип объекта выберите значение Документ.
• В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
• В поле Событие выберите Форма При создании на сервере.
• Вернитесь в список условий срабатывания триггеров и повторно нажмите кнопку Создать.
• В поле Тип объекта выберите значение Документ.
• В поле Объект обработки выберите Коммерческое предложение клиенту.
• В поле Событие выберите Форма После записи на сервере.

Далее создайте триггер для блокировки согласованного документа Коммерческое предложение.

Для этого:

• Откройте список триггеров Настройки — НСИ — Триггеры и нажмите кнопку Создать.
• Заполните поле Наименование .
• Выберите созданное ранее условие срабатывания триггера Документ (Коммерческое предложение клиенту) - (Форма) При создании на сервере .
• Выберите действие триггера Запретить редактирование документа Коммерческое предложение и выполните его настройку:
  • В поле реквизит объекта выберите значение Статус.
  • Добавьте в список новое значение Действует.
  • Выберите реквизиты, которые необходимо блокировать в окне согласованного коммерческого предложения.

  Настройка запрета изменения коммерческого предложения

  Также необходимо создать триггер для разблокировки согласованного документа Коммерческое предложение при необходимости его изменения.

  📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎