Что такое инвентаризация и какими документами регламентируется

Проведение инвентаризации является обязательным и проводится в следующих случаях:

Перед годовой отчетностью;
Смена материально ответственного лица (МОЛ). В этом случае проверяются только те ценности, за которые непосредственно отвечает МОЛ.
Обнаружение хищения имущества.
После пожара или другого стихийного бедствия.
При ликвидации или реорганизации предприятия.

Допускается проводить инвентаризацию основных средств один раз в три года.

Порядок проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации следует руководствоваться следующими нормативными документами:

Федеральный закон № 402-ФЗ от 06.12.2011 г «О бухгалтерском учете».
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 г.№ 49 «Об утверждении методических рекомендаций по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»
Другие разъясняющие письма Минфина.

Этапы проведения

Создание инвентаризационной комиссии

Созданная комиссия в обязательном порядке оформляется приказом или другим распорядительным документом. Допускается использовать унифицированную форму ИНВ-22 или разработанную организацией форму.

В приказе оговаривается причина проведения инвентаризации, срок, в который она должна быть закончена и состав комиссии.

Комиссия создается постоянная. В состав рекомендуется включать представителя управленческого аппарата, бухгалтера или иного финансового работника и любых сотрудников независимо от занимаемой должности. Количество членов комиссии не ограничено.

Инвентаризация может быть признана недействительной, если будет проведена комиссией в неполном составе.

МОЛ в комиссию не включаются, но пересчет материальных ценностей в обязательном порядке проводится в их присутствии.

Подготовительные мероприятия

После того как приказ подписан необходимо провести ряд подготовительных мероприятий:

Собрать приходные, расходные документы
Проверить весы, если инвентаризируемые запасы необходимо будет взвешивать
Взять с МОЛ расписку о готовности к инвентаризации, в которой необходимо указать, что все расходные документы и авансовые отчеты сданы в бухгалтерию. Расписка включена в заголовочную часть инвентаризационную опись

Подготовка инвентаризационных описей (актов)

Пересчет материальных ценностей может проводиться в течение нескольких дней. Комиссия визуально осматривает, пересчитывает и взвешивает имущество.

Полученные данные вносятся в инвентаризационную опись (формы N N ИНВ-1, ИНВ-1а, ИНВ-3, ИНВ-5, ИНВ-8, ИНВ-8а, ИНВ-9, ИНВ-15, ИНВ-16).

В конце описи оформляется еще одна расписка МОЛ о том, что пересчитаны и внесены в опись все материальные запасы.

Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией

Следующий шаг – анализ полученных данных. Данные из инвентаризационной описи переносятся в сличительную ведомость (форма ИНВ-18, ИНВ -19).

В ней указывается наличие ценностей по данным бухгалтерского учета и проставляется количество выявленное в результате пересчета. В результате может выявиться следующее:

Соответствие фактического наличия и данных бухучета
Недостача
Излишки
Пересортица

Сличительных ведомостей, также как инвентаризационных описей может быть несколько. На заключительном этапе проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором полученные результаты обобщаются и составляется протокол заседания.

Для обобщения результатов инвентаризации используется форма ИНВ -26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией». В ней указываются обобщенные данные по бухгалтерским счетам.

Пример табличной части формы ИНВ-26

УЧЕТА РЕЗУЛЬТАТОВ, ВЫЯВЛЕННЫХ ИНВЕНТАРИЗАЦИЕЙ

Протокол подписывается в обязательном порядке всеми членами инвентаризационной комиссии.

Утверждение результатов инвентаризации

После того как подведены итоги, подписаны все необходимые акты и сличительные ведомости. Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации. В приказе необходимо прописать следующие:

Утвердить итоги инвентаризации.
Бухгалтерии учесть полученные результаты
В случае выявления недостачи, привлечь к ответственности виновных лиц (внести в кассу стоимость недостачи)
Обязать ответственных лиц предоставить предложения об усилении контроля за сохранностью материально производственных запасов.
Указать сроки, в которые приказ должен быть исполнен.

Отражение в учете результатов инвентаризации

Недостачи учитываются следующими проводками (для примера возьмем данные из таблицы ведомости, приведенной в примере выше)

94 Решение руководителя,

Согласие виновной стороны

Выписка по расчетному счету,

Излишки подлежать принятию к учету. Причем приходуют после учета пересортицы. Например, общая сумма излишков (в примере) 7 000,00 рублей из них пересортица составляет 4 200,00 рублей. Таким образом на баланс нужно поставить сумму 2 800,00 рублей.

Практическая польза проведения инвентаризации

Помимо оговоренного уже выше в статье обеспечения достоверности учета, инвентаризация (но только реальная, а не формальная), дает ряд существенных возможностей для руководства:

контроль сохранности товарно-материальных ценностей,
выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности;
выявление неиспользуемых материальных ценностей. Если это товар – его выставляют на реализацию в срочном порядке (при условии соблюдения срока годности). Если это сырье и материалы, о которых «забыли» — их пускают в производство в первую очередь

Данные инвентаризации – богатый источник данных для оптимизации управленческой стратегии. Они помогают выявить слабые места, а также нерадивых сотрудников, которые не могут обеспечить достаточный контроль как за сохранностью, так и за своевременным отпуском в продажу или производство запасов.

Законодательством не ограничено количество инвентаризационных компаний в год. На усмотрение руководства, ее можно проводить чаще. Можно проводить ежеквартально, скажем на продуктовом складе, а остальные активы проверять раз в год.

📎📎📎📎📎📎📎📎📎📎